Viena iš pirmaujančių atliekų tvarkymo įmonių Baltijos šalyse specializuojasi naudojamo maisto aliejaus surinkime ir perdirbime, paversdama jį vertinga žaliava pramonės klientams visoje Europos Sąjungoje. Įmonė veikia Lietuvoje, Latvijoje ir Estijoje, siūlydama surinkimo paslaugas visose trijose šalyse ir papildomas perdirbimo bei eksporto funkcijas Lietuvoje. Įmonė daug dėmesio skiria modernių, efektyvių ir tvarių paslaugų teikimui – nuo lengvo atliekų surinkimo užsakymo iki greito skaitmeninio dokumentavimo ir skaidraus ataskaitų teikimo.
Klientas: Baltijos šalių atliekų tvarkymo lyderis
Industrija: Atliekų tvarkymas
Sprendimas: Sales Cloud
Salesforce naudotojai: 104
Iššūkis: Rankinio darbo krūvio ir duomenų fragmentacijos įveikimas
Didelis rankinio darbo krūvis
Daugelis kasdienių procesų buvo atliekami rankiniu būdu, pradedant maršrutų planavimu ir baigiant ataskaitų ruošimu. Duomenų eksportai iš „Directo“ sistemos turėjo būti suskaidyti į dalis ir sujungti Excel programoje, kas užimdavo daug laiko. Sutarties šablonai Latvijoje ir Estijoje buvo tvarkomi atskiruose failuose, o dokumentų formatų pakeitimai galėdavo užtrukti mėnesius. Tokie darbai kaip ataskaitų pateikimas institucijoms arba vyriausybinės sistemos atnaujinimas taip pat buvo atliekami visiškai rankiniu būdu
Fragmentuota klientų informacija
Klientų duomenys buvo saugomi atskiruose „Excel“ failuose arba asmeniniuose „Google“ diskuose, nebuvo centralizuotos sistemos. Nebuvo stebima bendravimo istorija, o svarbi informacija apie klientus dažnai pasimesdavo elektroniniuose laiškuose ar užrašuose. Tai kėlė riziką, kai darbuotojai išvykdavo arba būdavo nepasiekiami, ir trukdė nuosekliai valdyti potencialius klientus ir santykius su klientais.
Daug laiko atimanti komunikacija
Naudoto aliejaus surinkimo koordinavimas reikalavo dažnų skambučių ir el. laiškų, norint suderinti surinkimus ir koreguoti grafikus. Klientai retai atnaujindavo savo kontaktinius duomenis, todėl komanda turėdavo pati sekti šiuos pokyčius. Greitas atsakas į naujas užklausas buvo būtinas norint laimėti naujus kontraktus, tačiau užklausų tvarkymas telefonu ir el. paštu lėtino šį procesą.
Sprendimas: Kodėl klientas pasirinko Bluelark?
„Bluelark“ komanda pasiūlė ateičiai paruoštą ‚Salesforce Sales Cloud‘ konfigūraciją, kad būtų galima centralizuoti, automatizuoti ir supaprastinti kasdienes operacijas.
- Vieninga klientų valdymo sistema: Viena „Salesforce“ sistema visoms trims šalims, sujungiant klientų duomenis ir komunikacijos istoriją vienoje vietoje.
- Klientų portalas: Leido klientams per klientų portalą peržiūrėti savo duomenis ir tiesiogiai atnaujinti kontaktinius duomenis.
- Supaprastinta sutarties valdymo sistema: Įdiegta vieninga tiekimo sutarčių tvarkymo sistema visose šalyse, su redaguojamais šablonais greitesniam dokumentų atnaujinimui.
- Integruotas paslaugų užklausų tvarkymas: Centralizuota el. paštu gautų klientų užklausų valdymas ir atvejų kūrimas „Salesforce“ sistemoje, siekiant užtikrinti efektyvų sekimą ir valdymą.
- Procesų optimizavimo analizė: Apžvelgti esami procesai, identifikuotos atsakomybės sritys, išskirtos operatyvinės kliūtys ir pateikti būsimi procesų diagramų pasiūlymai.
Rezultatai:
Analizės projekto rezultatai
Projektas prasidėjo nuo išsamios įmonės veiklos procesų analizės. Pagrindiniai rezultatai:
- Visų esamų organizacijos vaidmenų apibrėžimas.
- Sukurti verslo procesų žemėlapį su išsamiais procesų aprašymais ir diagramomis, kuriose būtų nurodyti kiekviename etape dalyvaujantys vaidmenys.
- Veiklos trikdžių nustatymas.
- Išryškinti esamas problemas ir pateikti pritaikytas tobulinimo rekomendacijas.
- Duomenų srauto per vidaus sistemas žemėlapio sudarymas.
- Aiškių naudotojų istorijų, pagrįstų kasdieniais veiklos poreikiais, kūrimas.
- Siūlomų procesų diagramų ir aprašymų, skirtų būsimiems sistemos patobulinimams, pateikimas.
Įgyvendinimo rezultatai
Atlikus analizę, buvo sėkmingai įgyvendinti keli sprendimai veiklai modernizuoti:
- „Salesforce Sales Cloud“ buvo įdiegta siekiant centralizuoti klientų valdymą ir pardavimo procesus.
- Įdiegta dokumentų valdymo sistema (DVS).
- Užbaigta integracija su „Directo“ sistema, kuri leido sklandžiai keistis duomenimis – klientų ir pirkimo informacija dabar siunčiama į „Directo“, o užsakymų ir sąskaitų faktūrų duomenys gaunami atgal į „Salesforce“.
- Siekiant užtikrinti sklandų perėjimą ir efektyvų sistemos naudojimą, buvo surengti išsamūs naudotojų mokymai.
Planuojate naują projektą?
Pasikalbėkime:
| Eglė Stakaitienė |
| egle.stakaitiene@bluelark.digital |
|
|
